Liên hệ với khách hàng bằng kỹ thuật điện thoại là một trong những cách giới thiệu sản phẩm và dịch vụ phổ biến nhất hiện nay.
Vì vậy, việc trang bị cho mình
strong>kỹ năng điện thoại để có thể đàm thoại và xử lý tình huống “mượt như bơ” là điều cần thiết. Hãy cùng Glints Việt Nam gói gọn những kỹ năng này nhé!
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trong kinh doanh
Ngày nay, điện thoại được sử dụng theo nhiều cách:
p>
- Đối với doanh nghiệp, giao tiếp với khách hàng để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ hiện có cho khách hàng tiềm năng. Dẫn dắt và chốt đơn hàng.
- Vận hành tổng đài.
- Chăm sóc khách hàng 24/24.
- Yêu cầu hỗ trợ tư vấn qua điện thoại .
Như vậy, kỹ năng điện thoại rất quan trọng để phục vụ nhóm ngành này. Mục tiêu là duy trì mối quan hệ với khách hàng hoặc kết nối doanh nghiệp của bạn với khách hàng tiềm năng.
10 mẹo gọi điện cho khách hàng mà bạn nên biết
Trước khi gọi cho khách hàng
Cân nhắc thời gian gọi thích hợp
Thời điểm trong ngày để thực hiện cuộc gọi trao đổi là rất quan trọng, vì nó sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của mục tiêu bạn mong muốn, nên tránh các khung giờ như sáng sớm, trưa, tối vì đây là thời điểm của khách hàng thời gian nghỉ giải lao hoặc làm việc.
Phương thức giao tiếp với khách hàng qua điện thoại cần được căn thời gian hợp lý.
Thời gian cho cuộc gọi thường là10:00 – 11:00 :30 hoặc 15:00 – 16:00. Thời lượng cuộc gọi là 10 phút trừ trường hợp khách hàng muốn tư vấn và cung cấp thêm thông tin. p>
Vì không cần kéo dài cuộc gọi. Điều này sẽ cho phép
Chuẩn bị những gì bạn sẽ nói
Trước khi gọi, bạn nên chuẩn bị sẵn nội dung hội thoại. Đây là một trong những kỹ năng điện thoại cần thiết để tránh nhầm lẫn, nói lắp, mất thời gian suy nghĩ.
Đồng thời, phương pháp này sẽ tránh làm mất thời gian của người nghe và Không đi vào vấn đề, dễ dẫn đến việc khách hàng không muốn nghe, từ chối, thậm chí là ngắt kết nối.
Bạn nên đặt món trước khi nói để đảm bảo không bị chi tiết mất. Bỏ đi. Bạn thậm chí nên ghi chú Giữ nguyên kịch bản để cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ và đừng quên xác nhận lại thông tin cho khách hàng trước khi kết thúc cuộc trò chuyện.
Có chuẩn bị sẵn sổ tay Ghi chú trong cuộc gọi
Trong quá trình tư vấn khách hàng, Sẽ có một số thông tin quan trọng cần lưu ý và bạn sẽ ghi chú một số câu hỏi của khách hàng và tích cực trả lời và hỗ trợ họ.
Đồng thời, việc viết lại thông tin là để khai thác và nắm bắt nhu cầu của khách hàng để tiện cho việc chăm sóc hay tiếp thị phù hợp.
Trong điện thoại của khách hàng
Nói rõ danh tính và mục đích cuộc gọi
Khi gọi điện , bạn cần chào và Giới thiệu khách hàng (tên, tên công ty, chức danh, v.v.). Biết bạn đang nói chuyện với ai và mục đích của bạn là gì. Sau khi khách hàng nắm được những thông tin cơ bản thì phải tiếp tục nêu mục đích cuộc nói chuyện.
Trước khi tiếp tục nêu rõ mục đích của cuộc trò chuyện, hãy lịch sự hỏi xem họ có sẵn sàng nghe điện thoại hay không. Nếu họ đồng ý tiếp tục nghe thì giải thích mục đích và nội dung cuộc gọi.
Nếu không tiện gọi điện xin vui lòng hẹn lần sau gọi để không làm phiền khách hàng.
Thể hiện thái độ thân thiện và tích cực
Mặc dù người ta nói qua điện thoại rằng khách hàng sẽ không ở đó để nhìn thấy thái độ của bạn trực tiếp, nhưng họ có thể vượt qua Nhận thức của bạn bằng giọng nói.
Vì vậy, hãy giữ thái độ tích cực, niềm nở trong suốt cuộc gọi. Đây cũng là một trong những kỹ năng điện thoại cực kỳ quan trọng mà bạn phải thành thạo.
Giọng nói truyền cảm, dễ hiểu với tốc độ vừa phải
Cách bạn nói chuyện với khách hàng sẽ quyết định liệu người nghe có muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hay không .
Những âm thanh nhẹ nhàng, khích lệ khiến bạn cảm thấy thoải mái, không khó chịu. Đây là nghệ thuật kêu gọi.
Và bạn không nên làm theo kịch bản và nói chuyện như một con rô-bốt được lập trình sẵn.
Ngoài ra, khi truyền tải thông tin đến khán giả, hãy nói chậm và rõ ràng, giới hạn nội dung, sử dụng từ vựng kỹ thuật và luân phiên sử dụng cả hai ngôn ngữ.
Luôn tương tác, không để khách hàng độc thoại
Khi khách hàng gọi điện trước, họ thường chuẩn bị sẵn nội dung, đi thẳng vào vấn đề và vội vàng để trả lời câu hỏi.
Khi lắng nghe, bạn nên đáp lại bằng những câu như “Có”, “Bạn cần giúp gì?” Sử dụng giọng nói nhẹ nhàng để cho khách hàng biết bạn vẫn đang lắng nghe họ. Đây là kỹ năng sử dụng điện thoại cực kỳ quan trọng cần thành thạo.
Không được làm việc một mình khi đang nghe điện thoại
Khi đang nghe điện thoại, bạn không được làm một số việc cá nhân, chẳng hạn như lướt Internet , ăn uống,…. ..
Bởi vì bạn có thể:
- Bỏ lỡ câu hỏi của khách hàng, hoặc thậm chí là nội dung chính của cuộc điện thoại
- Để lại ấn tượng xấu với khách hàng, vì khách hàng có thể nhận thấy và đánh giá bạn là thiếu tôn trọng.
Nghiêm túc hơn, họ sẽ giao tiếp và thái độ về cuộc điện thoại của bạn. Đừng để lợi ích tập thể bị ảnh hưởng vì sự thiếu chuyên nghiệp của bạn!
Đọc thêm: Hơn 5 mẹo để bán hàng qua điện thoại thành công và sự nghiệp bán hàng qua điện thoại được trả lương “ảm đạm”
Đừng gác máy
Khi cuộc trò chuyện kết thúc, bạn nên yêu cầu khách hàng gác máy trước. Vì nếu làm trước, bạn có thể vô tình khiến họ khó chịu. Điều này cho thấy thái độ làm việc của bạn thiếu chuyên nghiệp.
Nghệ thuật giao tiếp qua điện thoại là cả một quá trình. Ngay cả khi chỉ kết thúc một cuộc trò chuyện, bạn cũng cần phải tự mình học hỏi và trải nghiệm.
Đánh giá và nói lời tạm biệt trước khi kết thúc
Trước khi kết thúc cuộc gọi, bạn nên tóm tắt cuộc gọi để khách hàng hiểu những gì đã được thảo luận. Việc này cũng giúp bạn và khách hàng rà soát, xác nhận thông tin để tránh sai sót sau này.
Một điểm cộng lớn cho bạn là nói lời tạm biệt. Ví dụ: “Cảm ơn đã lắng nghe”, “Vâng, xin chào”,…
Khi họ dành thời gian lắng nghe bạn, những lời chào này thể hiện sự chân thành. Điều này giúp khách hàng cảm thấy tốt hơn, thoải mái hơn và bạn là người chu đáo trong công việc.
Một số lưu ý khi nói chuyện điện thoại với khách hàng.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại là một cách để tiết kiệm thời gian nhưng bạn vẫn có thể làm việc hiệu quả hơn thông qua giao tiếp và cộng tác.
p>
Dưới đây là một số mẹo cách nói chuyện với khách hàng qua điện thoại để giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn:
- Nên ‘t Làm xáo trộn tên khách hàng. Đây là điều cấm kỵ. Vì vậy, nếu bạn không biết tên, hãy hỏi khách hàng của bạn.
- Tránh những sai lầm không cần thiết bằng cách tránh những sai lầm không cần thiết bằng cách nói khi bạn không chắc chắn hoặc không hiểu.
- Tránh chuyển cuộc gọi cho nhiều người gọi để tránh nhầm lẫn khi chuyển đổi.
- Cố hoàn thành một cuộc gọi trước khi bắt đầu một cuộc gọi khác. Thay vì giải quyết vấn đề, bạn không nên trả lời hai cuộc gọi cùng lúc dẫn đến nhầm lẫn trong giao tiếp. Đây cũng là cách bạn cần học cách trả lời điện thoại để khách hàng cảm thấy mình được tôn trọng.
- Đừng yêu cầu gọi lại sau đó và quên nó đi.
- Luôn thể hiện sự nhiệt tình ngay cả khi họ không phải là khách hàng tiềm năng của bạn>Tóm tắt
Vì vậy, Glints Việt Nam đã chia sẻ với bạn các mẹo điện thoại giúp bạn chinh phục trái tim và khối óc của khách hàng thông qua kỹ năng lắng nghe và trả lời.
Mong rằng những chia sẻ thiết thực của Glints Việt Nam trên đây có thể giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp qua điện thoại và giao tiếp với khách hàng hiệu quả hơn!
Tác giả
.
