Quản lý kho vật tư là gì? Những điều bạn cần biết về quản lý kho vật tư

Quản lý vật tư

Quản lý khoảng không quảng cáo là vấn đề đau đầu của nhiều thương nhân và công ty. Do lượng hàng hóa lớn nên không quản lý hiệu quả. Dẫn đến thất thoát hàng tồn kho và chi phí cao. Vậy làm thế nào để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách hiệu quả và tối ưu?

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý kho hay quản lý kho là tập hợp các hoạt động liên quan đến việc tổ chức, lưu trữ và kiểm soát số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho. Đảm bảo tính liên tục của sản xuất, cung ứng và phân phối hàng hóa, nguyên vật liệu kịp thời. Giúp tiết giảm chi phí, hạn chế thất thoát và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất.

Bạn Đang Xem: Quản lý kho vật tư là gì? Những điều bạn cần biết về quản lý kho vật tư

Bạn Đang Xem: Quản lý vật tư

Tại sao phải quản lý khoảng không quảng cáo

Quản lý vật tư, máy móc đóng vai trò quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời, máy móc thiết bị hoạt động tốt là điều kiện tiên quyết để tránh gián đoạn trong quá trình sản xuất và từ đó tạo dựng uy tín với khách hàng. Thông qua việc giám sát tốt kho vật tư, doanh nghiệp sẽ tăng khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường, là điều kiện để nâng cao chất lượng của doanh nghiệp.

Có phương pháp quản lý nguyên vật liệu tốt giúp hạn chế tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu do thiếu nguyên vật liệu, trở thành đòn bẩy tiết kiệm và nâng cao năng suất lao động, giúp nâng cao hiệu suất sử dụng của máy móc. Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu chính là chìa khóa quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp.

Đối với những doanh nghiệp có nguồn cung ứng đa dạng hoặc nhiều chi nhánh, việc quản lý nguồn cung ứng hiệu quả có thể là một vấn đề phức tạp. Sử dụng phần mềm là chìa khóa để giải quyết vấn đề của họ.

Có bao nhiêu cách để quản lý kho nguyên vật liệu đang sử dụng?

Hiện nay, các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất áp dụng nhiều phương pháp quản lý kho hàng khác nhau. Tuy nhiên, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Hãy cùng tìm hiểu cách quản lý kho nguyên vật liệu trong các ứng dụng rộng rãi ngày nay.

Bố trí nhà kho tối ưu

Với một không gian diện tích kho nhất định, việc bố trí kho hợp lý sẽ giúp quản lý nguyên vật liệu dễ dàng. Tránh tình trạng nhầm lẫn, hay thiếu hàng trong kho. Ngoài ra, nên có kệ để lưu trữ hàng hóa và vật tư. Tránh để ngoại lực hay thời tiết ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Một trong những cách hiệu quả nhất để sắp xếp khoảng không quảng cáo của bạn là sử dụng mã sku. Hàng hóa, vật tư sẽ được đặt tên theo vị trí và tính chất của chúng. Bằng cách này, bạn có thể biết vị trí của hàng hóa trong kho bằng cách nhìn vào tên. Thông thường mọi người sử dụng thứ tự của các chữ cái trong bảng chữ cái để thiết lập các khu vực trong nhà kho.

Ví dụ: Áo sơ mi nam nằm ở khu b, kệ số 1, tầng 5, màu trắng có mã sku là trắng nam-b15.

Sử dụng excel quản lý kho nguyên vật liệu

Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc chủ doanh nghiệp có kho bãi nhỏ, số lượng và chủng loại hàng hóa không nhiều. Họ thường thích quản lý hàng tồn kho thủ công bằng phần mềm excel. Vậy cần chú ý những gì khi sử dụng excel để quản lý hàng tồn kho tiêu thụ hiệu quả?

Thiết kế file excel cho dòng sản phẩm: Dòng sản phẩm sẽ có những đặc điểm khác nhau và deadline sản phẩm khác nhau. Do đó, việc thiết kế file excel phù hợp với nhiều ngành nghề là rất cần thiết. Để đảm bảo lưu trữ dữ liệu chính xác và nhanh chóng. Giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát và đồng bộ dữ liệu khi cần thiết.

Nắm vững kiến ​​thức về excel để xử lý khi gặp lỗi: excel là một phần mềm rất dễ sử dụng nhưng lại rất khó sử dụng đối với những người chưa có kiến ​​thức cơ bản về excel. Và rất dễ gặp phải những sai lầm khi thiết kế file excel quản lý kho. Do các hàm nhập dữ liệu quản lý kho trên excel tương đối phức tạp nên sau đây là một số thao tác người dùng cần nắm vững khi sử dụng excel:

  • các thao tác thống kê và nhập dữ liệu excel
  • Các thao tác xử lý tệp.
  • Kỹ năng định dạng và thiết kế bảng tính xuất sắc.
  • Sử dụng hàm sumif, vlookup, hlookup, trung bình cộng, đếm, tổng phụ…
  • File excel quản lý kho đơn giản-trustsales
  • vlookup trong excel là hàm tính toán thường được sử dụng khi tạo file quản lý kho.
  • Quản lý khoảng không quảng cáo của bạn trên cơ sở FIFO và LIFO

    Hai thuật ngữ này rất quen thuộc với những ai làm quản lý kho.

    • fifo (vào trước ra trước) nghĩa là vào trước ra trước. Phương pháp này phù hợp với những mặt hàng có hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, đồ công nghệ, đồ sành điệu,… Khi sử dụng phương pháp này, bạn cần chú ý đặt chúng ở nơi thông thoáng. Dễ dàng nhập và xuất thường xuyên.
      • lifo (nhập sau, xuất trước) nghĩa là nhập sau, xuất trước: hàng nào nhập kho gần thì xuất trước. Sản phẩm mới được sử dụng trước và sản phẩm cũ được ưu tiên.
      • Số lượng hàng tồn kho định kỳ

        Để quản lý kho hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kho thường xuyên. Nhằm tránh trường hợp sai lệch giữa số liệu báo cáo và số lượng hàng hóa thực tế. Để đảm bảo hàng hóa không bị tồn đọng quá lâu, ngoài ra, việc kiểm kê hàng hóa thường xuyên còn giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định hợp lý. Giúp luân chuyển hàng hóa kịp thời, tránh tình trạng quá hạn, giảm chất lượng, hư hỏng hàng hóa, vật tư.

        Quản lý

        Một vấn đề đau đầu khác đối với người bán là việc nhân viên kho hàng sử dụng sai mục đích hàng hóa. Hoặc buôn lậu sản phẩm, hàng hóa, vật tư ra nước ngoài để trục lợi.

        Vì vậy, để tránh tình trạng trên, nhà quản lý cần có những biện pháp tổ chức nhân sự hợp lý để quản lý kho vật tư hiệu quả. Chọn người trung thực, phù hợp, xây dựng chế tài đủ mạnh để răn đe. Ngoài ra, cần phải giao quyền cho mọi người và tránh đổ trách nhiệm cho nhau.

        Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

        Sử dụng phần mềm là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp ngày nay. Chúng giúp thay thế cách quản lý thủ công truyền thống bằng các tính năng thông minh. Đảm bảo độ chính xác và số liệu được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Qua đó giúp người quản lý biết được thông tin, số liệu chính xác về tình trạng hàng tồn kho tại thời điểm kiểm tra.

        Sơ đồ quản lý kho vật tư

        Sơ đồ quản lý kho vật tư là một trong những yếu tố quan trọng để bộ phận kho thiết lập quy trình hoạt động hiệu quả. Với sơ đồ cụ thể, doanh nghiệp sẽ vận hành kho hàng của mình đơn giản và tiết kiệm hơn. Một số hoạt động cơ bản để quản lý tốt nguyên vật liệu cho doanh nghiệp như:

        Quản lý thông tin sản phẩm

        Xem Thêm: Hướng dẫn cách làm đèn hoa sen thả nước

        Xem Thêm : Khu vui chơi Royal City – kinh nghiệm, giá vé 2022

        Mỗi sản phẩm sẽ có một mã hàng khác nhau, được lưu trong sổ sách hoặc phần mềm của công ty. Người quản lý sẽ lập danh sách hàng hóa dựa trên những thông tin này để thuận tiện cho việc quản lý.

        Quản lý khoảng không quảng cáo

        Khi có yêu cầu nhập hàng, thủ kho sẽ tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa. Sau đó làm giấy biên nhận mua hàng và làm thủ tục các giao dịch còn lại. Tiếp theo, nhân viên kho kiểm tra số lượng hàng hóa và tiến hành nhập mã hàng mới.

        Theo dõi giao hàng

        Khi có yêu cầu xuất kho, nhân viên quản lý kho sẽ tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan. Sau đó tiến hành xuất kho theo chứng từ, đồng thời kiểm đếm hàng tồn kho, thuận tiện cho việc theo dõi.

        Báo cáo hàng tồn kho

        Thủ kho sẽ kiểm đếm số lượng hàng hóa tồn kho theo số dư nhập xuất tồn thực tế. Sau đó, lập báo cáo nhập xuất tồn vật tư hàng hóa, hàng hóa tồn kho báo cáo cấp trên. Dựa vào đây doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch cân đối hàng tồn kho chính xác và hiệu quả nhất.

        Hàng tồn kho

        Bắt buộc phải kiểm kê kho thường xuyên để kiểm tra đối chiếu giữa số lượng hàng hóa thực tế và số lượng trên sổ sách. Điều này sẽ giúp giảm thiểu thất thoát hàng hóa.

        Các bước vẽ sơ đồ quản lý kho

        Bước đầu tiên: chuẩn bị sơ đồ mặt bằng của nhà kho

        Nhiều người thường hấp tấp và không khoa học khi đặt và sắp xếp hàng hóa trong kho. Họ nghĩ đó là thứ gì đó quen thuộc và họ có thể dễ dàng tìm thấy sản phẩm. Tuy nhiên, việc không có kế hoạch kho bãi sẽ gây rất nhiều khó khăn cho nhân viên mới. Bởi vì họ không biết sản phẩm được lưu trữ ở đâu và sau đó người quản lý cần chỉ cho họ địa điểm. Điều này làm lãng phí thời gian của mọi người.

        Bước thứ hai: chọn phương thức sản xuất của sơ đồ kho

        Có nhiều cách khác nhau để lập bản đồ quản lý khoảng không quảng cáo tùy thuộc vào quy mô và ngân sách hoạt động. Tuy nhiên, trong bài viết này, cloudify sẽ giới thiệu đến các bạn một số phương pháp phổ biến hiện nay

        Thuê kiến ​​trúc sư: Nếu doanh nghiệp của bạn lớn và kho hàng rộng, bạn nên thuê một đội ngũ kiến ​​trúc sư để thiết kế giải pháp quản lý kho hàng chuyên nghiệp.

        Sử dụng các công cụ trực tuyến: Có một số công cụ trực tuyến có thể giúp bạn vẽ sơ đồ kho một cách dễ dàng, bao gồm cả smartdraw. Đó là một công cụ hoàn toàn miễn phí và dễ sử dụng cung cấp cho bạn các gợi ý cơ bản về khu vực và vị trí.

        Vẽ sơ đồ quản lý kho trên excel: Đây là công cụ miễn phí được sử dụng phổ biến hiện nay. Nó không chỉ tiện lợi, dễ sử dụng mà còn không tốn kém. Bạn có thể thoải mái bố trí khu vực chứa đồ và bố trí thiết bị theo nhu cầu.

        Bước 3: Sắp xếp khu vực bảo quản

        là bước cuối cùng trong việc tạo hình ảnh có sẵn. Bạn cần xác định các khu vực chính trong kho hàng của mình. Sau đó chia và sắp xếp thành các khu vực nhỏ hơn.

        Nhà kho sẽ bao gồm 3 khu vực chính:

        Xem Thêm: Vay tín chấp là gì? Làm sao để được vay tín chấp?

        Xem Thêm : Tuổi Canh Ngọ 1990 mệnh gì? Hợp màu gì? Hợp tuổi nào?

        Khu vực điều hành: là nơi diễn ra các hoạt động chính của kho như nhận đơn đặt hàng, đóng gói, lưu trữ thiết bị, xuất nhập hàng hóa…

        Khu vực lưu trữ: Đây là nơi các kệ và giá đỡ được sử dụng để lưu trữ sản phẩm của bạn. Bạn cần thiết kế sao cho việc sắp xếp và lấy hàng thuận tiện nhất.

        Không gian: Lối đi cần được tính toán đủ rộng để nhân viên dễ dàng di chuyển hàng hóa, thiết bị. Lỗ hổng cần được thiết kế thành một vòng khép kín theo quy trình quản lý kho để việc quản lý kho hiệu quả hơn.

        Những khó khăn gặp phải trong quản lý hàng tồn kho

        Khó cập nhật chính xác khoảng không quảng cáo

        Nếu số lượng công việc và mặt hàng nhiều, có thể khó cập nhật số lượng hàng tồn kho thực tế. Nếu chỉ nhìn vào những con số báo cáo trên giấy tờ thì không thể biết chính xác. Do đó, việc cập nhật số lượng tồn kho trở nên rất khó khăn.

        Đặt sản phẩm không phù hợp

        Việc sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc tìm kiếm sản phẩm và tối ưu hóa không gian kho. Từ đó nâng cao năng suất lao động và giúp cho việc quản lý điều khiển trở nên dễ dàng hơn. Ngược lại, nếu hàng hóa không được sắp xếp hợp lý và kiểm soát chặt chẽ, bạn sẽ mất nhiều thời gian để tìm thấy chúng.

        Khó kiểm tra hàng hóa

        Công việc kho có thể nói là công việc tiếp nhận hàng hóa nhập kho, xuất kho, theo dõi quá trình mua bán hàng hóa, sắp xếp phân loại hàng hóa, quản lý kiểm tra hàng hóa trong kho, lập kế hoạch. Hàng nhập về bình thường. Có rất nhiều công việc mới nổi khác. Với khối lượng công việc lớn như vậy, việc kiểm tra hàng hóa sẽ trở nên rất khó khăn.

        Quản lý thủ công mất nhiều thời gian

        Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức quản lý kho thủ công, chủ yếu dựa vào sổ cái hoặc excel. Vì vậy dễ xảy ra sai sót khi kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa. Khi đó chúng ta phải kiểm tra lại để có số liệu chính xác. Điều này sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức.

        Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý

        Quản lý hàng tồn kho đơn giản

        Khi doanh nghiệp quản lý theo sơ đồ truyền thống hoặc sử dụng excel thường tốn nhiều công sức. Phần mềm quản lý kho đang dần thay đổi, giờ đây chỉ cần ngồi tại văn phòng nhà quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát toàn bộ kho vật tư của doanh nghiệp thông qua sự kiểm soát của phần mềm.

        Ngoài ra, thương nhân có thể phân tích toàn diện luồng hàng hóa, hoạt động kho bãi để có những điều chỉnh phù hợp trong việc xuất nhập hàng hóa, kiểm soát hoạt động kho bãi. Đầy đủ và rõ ràng.

        Quản lý hàng tồn kho chính xác

        Nhiều công ty lựa chọn excel để quản lý hàng tồn kho, tuy nhiên do yếu tố khách quan nên giải pháp này dễ xảy ra sai sót. Đặc biệt là việc tra cứu dữ liệu trên excel sẽ rất khó khăn. Khi sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư, máy móc, ngoài việc tối ưu lưu trữ và tận dụng hết không gian lưu trữ, phần mềm này còn giúp doanh nghiệp quản lý số lượng tồn kho một cách chính xác nhất. Việc luôn nắm rõ số lượng mặt hàng, số lượng mặt hàng sẽ giúp nhà bán hàng luôn cung cấp sản phẩm đầy đủ nhất, nhanh nhất cho khách hàng. Luôn quản lý thông tin chi tiết và có cái nhìn tổng quan về kho hàng của bạn để giữ lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu.

        Tích hợp hệ thống đám mây hiện đại

        Đối với những doanh nghiệp lớn, có nhiều loại nguyên vật liệu, máy móc khác nhau, cần nhiều không gian lưu trữ thì hệ thống đám mây là sự lựa chọn hoàn hảo. Với phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp hoàn toàn có thể trải nghiệm sức mạnh của hệ thống hiện đại này. Ngoài ra, phần mềm còn giúp doanh nghiệp sao lưu, đồng bộ tự động trên tất cả các máy tính, ipad, điện thoại di động thuận tiện cho người dùng theo dõi mọi lúc mọi nơi.

        Xem thêm: Làm thế nào để lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu một cách hợp lý?

        Cập nhật thông tin ngay

        Người quản lý không phải lúc nào cũng có mặt trong kho để kiểm tra nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị. Với phần mềm này, mọi thông tin được cập nhật liên tục theo thời gian thực và tự động chuyển về máy tính hoặc điện thoại di động của người dùng. Người quản lý có thể bám sát tình hình tại kho nguyên vật liệu và đưa ra quyết định nhanh chóng trong thời gian ngắn nhất. Từ đó giảm sai sót, nhầm lẫn có thể xảy ra, giúp việc quản lý kho trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

        Cải tiến liên tục

        Hệ thống quản lý hàng tồn kho vật liệu được thiết kế để cải tiến liên tục. Hệ thống có thể được triển khai theo từng giai đoạn để cho phép cập nhật liên tục các tính năng mới. Mỗi chu kỳ được phát triển nhất quán, giữ cho kho hàng hoạt động hiệu quả và theo kịp những thay đổi hiện tại. Điều này cũng cho phép nhà kho kết hợp các quy trình và cải tiến mới theo thời gian. Và, nếu hệ thống quản lý kho dựa trên đám mây, thì hệ thống này có thể được cập nhật nhanh chóng, giúp giảm nhu cầu về các nhóm CNTT lớn và tốn kém.

        An toàn và đáng tin cậy

        Phần mềm hỗ trợ lưu trữ và sao lưu dữ liệu. Đồng thời cũng giúp phân quyền nhân viên theo chức vụ và quyền hạn trong công ty. tức là không phải ai cũng có quyền truy cập vào tất cả các phân hệ, hoặc bị giới hạn thao tác trên dữ liệu, một số phân hệ họ có thể xem dữ liệu nhưng không thể sửa hoặc xóa. Mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo an toàn tuyệt đối nhờ tính năng này.

        Xem thêm: phần mềm wms – giải pháp quản lý kho tốt nhất cho mọi doanh nghiệp

        ứng dụng phần mềm quản lý kho của cloudify

        Phần mềm quản lý kho cloudify là phần mềm thuộc công ty công nghệ cloudify Việt Nam. Sản phẩm ra đời giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách dễ dàng và tiện lợi. Với các tính năng thông minh và chức năng quản lý chuyên nghiệp, hiện đại, tinh gọn cloudify giúp nhà quản lý quản lý kho bằng điện thoại mọi lúc mọi nơi.

        Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ đưa ra cảnh báo khi hàng tồn kho dưới mức tối thiểu và phê duyệt đơn đặt hàng hàng tồn kho trực tiếp trên điện thoại. Phần mềm còn có nhiều tính năng khác như cảnh báo lượng hàng tồn tối thiểu, quản lý lượng hàng tồn theo nhiều đơn vị đếm… Phần mềm Cloudify sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với cách làm thủ công, truyền thống.

        Xem ngay: Top 4 phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay

        Kết luận

        Trong bài viết trên, chúng tôi đã chỉ ra cách giúp bạn quản lý khoảng không quảng cáo của mình theo cách tối ưu và hiệu quả nhất. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ chọn được cách quản lý hàng tồn kho phù hợp với doanh nghiệp của mình. Để được tư vấn trực tiếp từ chuyên gia, hãy liên hệ với chúng tôi qua website cloudify.vn hoặc hotline 1900 866 695 .

        Xem Thêm: Top 10 Bể bơi bốn mùa Hà Nội và Giá vé (Mới Nhất)

        Nguồn: https://newlifetower.com.vn
        Danh mục: Tin tức

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *